Het idee dat er te weinig artsen en andere zorgverleners zijn in de gezondheidszorg, leidt direct tot de roep om meer personeel. Hierdoor lijkt ‘personeelstekorten’ het probleem van de gezondheidszorg. Maar dit is niet het werkelijke probleem. Meer personeel is een mogelijke oplossing, maar kost geld en de mensen ‘zijn er niet’.

Door er anders naar te kijken en je probleem op een andere manier te definiëren blijken andere strategieën mogelijk om je werk gedaan te krijgen. Er zijn namelijk genoeg mensen zijn om het benodigde werk te doen.

Het klopt dat er in de gezondheidszorg heel hard wordt gewerkt. Dit is, hoewel bewonderenswaardig, een van de redenen dat er dingen misgaan, wachtlijsten ontstaan en mensen uitvallen. Ongecontroleerd hard werken leidt namelijk tot overbelasting. Een van de vijanden van ideale zorg.

Dit zette me aan het denken… ‘Wat kunnen zorgverleners en hun leiders doen om de lasten te verlichten?’

Wat is overbelasting?

Overbelasting treedt op als je probeert je capaciteit voor 100 procent of meer in te zetten. Dit leidt ertoe dat je proces stilvalt als er een kleine variatie in de vraag optreedt, want er is geen ruimte of capaciteit om dit op te vangen.

De wachttijdtheorie leert ons dat bij een gemiddelde bezettingsgraad (het deel van de tijd dat een persoon of apparaat is ingepland) van meer dan 80 procent, de doorlooptijden exponentieel toenemen en er sprake is van overbelasting. Dus voordat je agenda vol gepland is kun je al overbelasting veroorzaken!

Te hoge geplande bezettingsgraad leidt tot extreme wachttijden voor patiënten, stress bij medewerkers en opslingereffecten (hollen en stilstaan), ook in aansluitende processen en soms zelfs in de gehele zorgketen.

Op de lange termijn zullen door overbelasting je apparaten sneller zijn afgeschreven en zullen mensen oververmoeid raken, omdat ze continu op de toppen van hun kunnen moeten presteren, zonder dat ze merkbare vooruitgang boeken. Het gebrek aan onderhoud en of ontspanning zal deze effecten verergeren.

Hier zijn vijf ideeën en bronnen die je kunnen helpen om er vandaag nog iets aan te doen.

• Begin elke dag op de juiste manier: actief en positief. Wat je doet en denkt, de eerste minuten na het opstaan, heeft een enorme impact op de rest van je dag.Lees, luister of kijk en leer hoe je je eigen ‘magische ochtend’ kunt ontwikkelen.
• Zorg ervoor dat je eerst de belangrijke dingen doet. Observeer je situatie. Bestudeer wachtlijsten, agenda’s, of planningen en de huidige manier van werken. Onderzoek waarom jij en je collega’s het zo druk hebben. Vaak gaat het om je focus en hoe je prioriteiten stelt. Stel jezelf deze ‘richtende’ vraag: ‘Wat is dat ene ding dat je kunt doen, zodat – door het te doen – al het andere makkelijker of overbodig wordt.’ Dit helpt je om helderheid te krijgen over wat op dit moment belangrijk is. (Meer over het creëren van focus is te vinden in dit uitstekende boek: The One Thing. The Surprisingly Simple Truth Behind Extraordinary Results van Gary Keller en Jay Papasan– Engelstalig).
• Stel deze vragen voor elke activiteit en neem passende maatregelen om overproductie te voorkomen. Mensen doen regelmatig werk dat niet of nog niet nodig is. Als je dit werk kunt elimineren, delegeren of uitstellen naar een rustiger moment, kun je gemakkelijk capaciteit vrijmaken.
  • Is dit nodig? => Nee, elimineer het
  • Door mij? => Nee, delegeer het
  • Nu? => Nee, stel het uit tot het juiste moment
  • 3x ‘Ja!’ => Doe het!
• Standaardiseer je beslissingen of delegeer ze. Het nemen van beslissingen kan erg vermoeiend zijn. Om te voorkomen dat je je wilskracht besteedt aan triviale of terugkerende beslissingen, zoals wat je aan moet, wanneer u een pauze neemt en wat je volgende actie is, is het belangrijk om zoveel mogelijk te standaardiseren, te automatiseren en/of te delegeren. Hierdoor houd je energie over voor de beslissingen die ertoe doen.

Last but not least!

• Maak je hoofd leeg en rust regelmatig. Dit is net zo belangrijk als actief zijn!

Zijn jij en/of je teamleden overbelast? Wat doe je om jezelf en hen te ontlasten?

---

Tags: