Zou je me vragen, om de enorme hoeveelheid berichten over personeelstekorten in de gezondheidszorg, in één zin samen te vatten, dan zou ik zeggen:

‘Personeelstekorten lijken een onoverkomelijk probleem en bovenal een probleem dat ver buiten de invloedssfeer ligt van artsen, verpleegkundigen en andere zorgverleners.’

En ja, ik gebruik bewust het woord ‘lijken’, omdat vrijwel iedereen met een bepaalde blik naar het ‘probleem’ van personeelstekorten kijkt. Zoals ik in mijn vorige blog duidelijk maak, is het deze huidige ‘blik’, deze huidige manier van denken, die ervoor zorgt mensen personeelstekorten zien als ‘onoverkomelijk’ en ‘ver buiten de eigen invloedsfeer’.

Misschien jij ook wel?

Mocht je van je (idee over) personeelstekorten af willen, dan is dat heel eenvoudig, mits je bereid bent om je ‘blik’ op personeelstekorten te veranderen. Wat zou er bijvoorbeeld gebeuren als je met een ‘Lean’ blik naar personeelstekorten en het werk in de zorg kijkt?

De huidige blik op het probleem is: ‘We geven niet alle patiënten wat ze nodig hebben, want we hebben te weinig mensen’.

Als je personeelstekorten, oftewel ‘te weinig mensen’, als probleem definieert, zoals velen nu dus doen, dan is je aanname dat de 1,3 miljoen mensen die nu in de zorg werken niet genoeg zijn, om iedereen die zorg nodig heeft te helpen. Deze aanname klopt alleen als alle beschikbare tijd van al die 1,3 miljoen mensen naar werk gaat dat nodig is voor patiënten.

En, zoals je misschien ook wel vermoedt, dat is helaas niet zo.

Wat is er dan wel aan de hand?

Mijn hypothese, op basis van mijn jarenlange ervaring met het beoefenen van Lean denken in de gezondheidszorg, is dat we voldoende mensen hebben maar ‘we zetten mensen niet op de juiste manier in.’

Waar gaat al die capaciteit van die 1,3 miljoen mensen in de zorg naartoe?

De vele onderzoeken in de gezondheidszorg tonen aan dat er een enorme hoeveelheid menselijke capaciteit verloren gaat.

Waar verliezen we in de gezondheidszorg zoal menselijke capaciteit?

1. Ineffectieve of overbodige zorg. Een flink deel van de geleverde zorg is eigenlijk niet nodig, niet-bewezen effectief en soms zelfs bewezen niet-effectief. Een arts schatte het voor zijn ziekenhuis bij de talkshow ‘Op1’ opca 25%(!). Denk hierbij ook aan medische fouten en misdiagnoses. Die leiden, behalve tot schade voor de patiënten, ook nog eens tot onnodige extra zorg.
2. Inefficiënte processen: zorgverleners besteden slechts ca 30% van hun tijd aan de benodigde patiëntenzorg. De overige tijd gaat op aan administratie, coördinatie, lopen, zoeken, wachten, controleren, en andere verspillende activiteiten.
3. Overhead. Een steeds groter aandeel van de mensen (inmiddels ca. 40%) werkt ‘aan de zorg’ in plaats van erin, wat – anders dan je zou denken – leidt tot nog meer inefficiëntie voor zorgverleners. Door extra regels, registraties en administratie, zijn zorgverleners zelf ook ca. 40% van hun tijd kwijt aan ‘overhead’, veelal bedacht door niet-zorgverleners.
4. Het hoge verloop onder zorgprofessionals. Van de nieuwkomers vertrekt bijvoorbeeld veertig procent binnen twee jaar, veelal veroorzaakt door eerdergenoemde problemen, waardoor het werk, eufemistisch gezegd, onaantrekkelijk is.
5. (Of eigenlijk probleem nummer 1.) Vermijdbare zorg. Door onder andere onze leefstijl, de manier waarop onze economie werkt (focus op zoveel mogelijk verdienen, ongeachte hoe), en toenemende ongelijkheid tussen sociale groepen, zijn er heel veel (chronische) gezondheidsproblemen. Dit leidt tot een sterke extra vraag naar zorg, terwijl deze problemen voorkomen kunnen worden.

Er is dus nog heel veel ‘verborgen’ verbeterpotentieel in de gezondheidszorg.

Maar, hoe kan je dit verbeterpotentieel als zorgverlener zelf oogsten?

Ineffectieve of overbodige zorg

De meest voor de hand liggende manier om capaciteit vrij te maken is het stoppen met ineffectieve of overbodige zorg. Vooral omdat je hiermee schade aan patiënten kunt voorkomen. Gelukkig zijn er al meerdere initiatieven om hier iets aan te doen. Dit ligt tenslotte nu al binnen de verantwoordelijkheid van zorgverleners zelf.

Ga hier vooral mee door of begin ermee!

Inefficiënte processen

De meeste potentie, als je naar capaciteitsverlies kijkt, heeft het efficiënter maken van je processen. De eerste vraag die je moet beantwoorden om je processen efficiënter te maken voor zorgverleners is: ‘waar gaat de beschikbare tijd van zorgverleners nu naartoe?’

Die vraag kun je niet zomaar beantwoorden omdat we in de zorg gewend zijn om alles ‘werk’ te noemen. Dit wekt de suggestie dat alles wat je doet nodig is, want het is je ‘werk’.

Mijn hypothese is dat ‘we mensen niet op de juiste manier in zetten’ en dus dat niet alles wat je doet ook nodig is. Om dit te kunnen analyseren maak ik onderscheid tussen:

1. Waarde toevoegende activiteiten: dat wat patiënten nodig hebben
2. Niet-waarde toevoegende, maar (nu nog) noodzakelijke activiteiten, zoals wettelijke verplichtingen, veiligheidsmaatregelen, en/of administratie. Vrijwel alle bureaucratie valt onder deze categorie
3. Verspilling: elke activiteit die geen waarde toevoegt voor je patiënt, dus wat de kwaliteit van het leven voor je patiënt niet verhoogt, of zelfs verlaagt, en niet noodzakelijk is. Je kunt verspilling zien als een manier om je problemen af te dekken en/of op te vangen, zoals wachttijden, dubbele controles, zoeken, transport, etc. Verspilling is als het ware een symptoom van een ‘ziek’ proces, een teken van stagnatie, een indicatie dat het proces beter kan.

Uit meerdere onderzoeken en mijn eigen analyses van (zorg)processen op de werkvloer, zoals bijvoorbeeld tijdsstudies onder artsen, ontstaat het volgende beeld:

1. Waarde toevoegende activiteiten – 30%
2. Niet-waarde toevoegende, maar (nu nog) noodzakelijke activiteiten – 40%
3. Verspilling – 30%

Dus slechts ongeveer 30% van de beschikbare tijd van zorgverleners gaat naar waarde toevoegende activiteiten, naar zorghandelingen; naar dat wat patiënten nodig hebben. Dit betekent dat ongeveer 70% (!) van hun tijd gaat naar niet-waarde toevoegende, maar (nu nog) noodzakelijke activiteiten (40%) en verspilling (30%).

In het werk, dat zorgverleners dagelijks doen, zit dus nog een enorm verbeterpotentieel tot wel 70% van hun tijd.

Vacatures wegwerken, zonder mensen aan te nemen

De verwachting is dat we – als we niets veranderen – 125.000 vacatures in de gezondheidszorg hebben in 2030. Dit is bijna 10% van het aantal mensen dat nu in de zorg werkt.

Kunnen we dit met procesverbetering oplossen?

Mijn ervaringen zeggen van wel. Door verspillingen en bureaucratie te verminderen kan je nog heel veel tijd vrijmaken (tot wel 70% van de beschikbare tijd).

Lean denken gaat ervanuit dat je streeft naar het ideale proces voor je patiënten. Dit bereik je niet door zaken toe te voegen (extra mensen, technologie of regels), maar juist door overbodige zaken te weg te nemen.

Als je je richt op het wegnemen van verspillingen en het verminderen van (nu nog) noodzakelijk activiteiten, dan maak je daarmee capaciteit vrij voor waarde toevoegende activiteiten; voor het helpen van patiënten, Je kunt dan dus meer patiënten, op het juiste moment, geven wat ze nodig hebben.

De 10%-challenge

Stel je geeft zorgverleners de vrijheid om hun eigen werk te verbeteren, met als doel om 5 minuten per dag te besparen, elke maand weer, gedurende 10 maanden. Dan zouden ze uiteindelijk na ongeveer een jaar, 50 minuten per dag, oftewel 10% van hun tijd vrijmaken!

Wat kan dit betekenen voor Nederland?

Als alle 1,3 miljoen mensen die in de zorg werken, op deze manier 10 % van hun beschikbare tijd of die van een ander zouden vrijmaken, dan zijn dat 130.000 banen. Dit is ongeveer gelijk aan het verwachte aantal vacatures voor verpleegkundigen en verzorgenden in 2030.

Is dat realistisch?

Voorbeelden uit de praktijk van mijn klanten:

Overbodige zorg

• Een ambulant begeleider maakte een 5 minuten analyse van haar werkweek. Ze ontdekte dat ze een uur verspilde aan ‘overzorg’. Nu is ze elke week 3 in plaats van 4 uur bij de client thuis en dit is voor beiden fijner en effectiever.

Bureaucratie

• Op een verpleegkundige afdeling van een academisch ziekenhuis vulden ze elke dag een meetformulier in (5 minuten per dag). Na analyse bleek dat het formulier vervolgens in een kast werd opgeslagen om daar te ‘verstoffen’. De student die de gegevens nodig had voor haar onderzoeksproject was namelijk al jaren geleden afgestudeerd. Stoppen met invullen was snel geregeld J

Verspilling

• In een instelling voor gehandicaptenzorg waren zorgverleners alleen al 50 minuten per dag op zoek naar informatie, materialen, apparatuur, collega’s, … Door hun werkplekken anders te organiseren wisten ze vrijwel alle zoektijd te voorkomen.

Ja, maar …

Het zou natuurlijk spectaculair zijn als we met 1,3 miljoen mensen de zorg zouden verbeteren en 10% meer capaciteit zouden vrijmaken. Maar ik hoor je al denken: ‘hoe dan?’, ‘daar heb ik geen tijd voor’ of ‘ja, maar “ze” moeten eerst maar eens…’ En het klopt, ambitie alleen is niet genoeg. Je hebt een veranderstrategie nodig. Lean denken zou volgens mij en vele van mijn klanten deze strategie kunnen zijn.

Lean denken laat je anders kijken naar je problemen en hun oorzaken. Het helpt je om ze te onderzoeken en daar zelf, samen met je collega’s, oplossingen voor te bedenken.

Het maakt je problemen oplosbaar, binnen je eigen invloedsfeer!

Deze manier van verbeteren geeft veel energie en werkplezier, door de inzet van creativiteit, multidisciplinaire samenwerking en focus op wat patiënten nodig hebben.

Een van de meest effectieve en onderschatte manieren om de prestaties in de zorg te verbeteren is het betrekken van zorgprofessionals bij het oplossen van de problemen en het verbeteren van de processen.

Dit heeft meerdere positieve effecten:

• Zij kennen de problemen, de oorzaken en dus ook de oplossingen die beste werken.
• Hun betrokkenheid en werkplezier zullen toenemen, dit leidt tot hogere productiviteit en – nog belangrijker – een lager verloop.
• Ze ontwikkelen zich. Ze leren over hun processen, hun collega’s en hoe ze zelf problemen kunnen oplossen.

Dit is Lean denken in een notedop!

Aan de slag dan maar?

Arnout

PS dat kan dus niet met de huidige manier van denken 😉

---

Tags: