Welk boek heeft de meeste impact gehad op mij als lean coach?

Zoals velen van jullie al weten laat ik me in mijn dagelijks werk inspireren door bedrijven, zoals Toyota, en de door hen ontwikkelde management filosofie, populair geworden onder de naam: 'Lean'. Leren van bedrijven als Toyota is als het pellen van een ui. Steeds kom je weer op een volgende laag. Hoe dichter bij de kern hoe meer het gaat over mensen en hun leiderschap en hoe minder over methoden en technieken (de 'tools'). Het boek dat hierbij de meeste impact op mij heeft gehad is 'The Toyota Way to Lean Leadership ' van Jeffrey Liker en Gary Convis.

Jeffrey Liker is Professor aan de University of Michigan. Ik schrijf dit overigens terwijl hij op LinkedIn zijn pensionering van de universiteit heeft aangekondigd. Hij heeft zeer uitgebreid onderzoek gedaan, bij en met Toyota, over hoe Toyota werkt. Zijn eerste boek hierover, 'The Toyota Way' (2000), is een internationale bestseller en verplichte leesstof voor iedereen die zijn prestaties op de lange termijn wil verbeteren. Inmiddels heeft hij een tiental boeken gepubliceerd. Allemaal met een aanvullend perspectief op Toyota.

Gary Convis is voormalig President en CEO van Dana Holding Corporation, een wereldspeler in de toelevering aan de automobielindustrie. Hiervoor heeft hij meerdere leidinggevende posities gehad, als manager en directeur in Toyota-fabrieken in de VS.

De combinatie van een professor en een man uit te praktijk van het leiderschap bij Toyota pakt in het boek zeer goed uit. Het boek is hierdoor zowel volledig, doordacht en onderbouwd alsook levendig en inspirerend door de vele verhalen en voorbeelden.

Leiderschapsontwikkeling

Het bijzondere aan het boek is dat het, anders dan de meeste lean boeken, niet over de methodieken gaat en niet over hoe geweldig lean is. Het boek beschrijft vooral de enorme investering die Toyota in zijn mensen en hun leiderschap doet. Leiderschapsontwikkeling, zo blijkt, is het 'geheime wapen' van Toyota en de motor die de cultuur aandrijft en stimuleert, waarin continu verbeterd wordt. Dit was ook de reden dat het boek zo'n impact had. Het veranderde volledig mijn ideeën over wat er voor nodig is om een excellente organisatie te worden en te blijven.

Building people, before building cars

Een van de slogans van Toyota is "Building people, before building cars", oftewel voordat we auto's bouwen voor onze klanten, leiden we onze mensen op, zodat zij de best mogelijk prestatie leveren. Het lijkt op het theater waarbij de spelers zich eerst zeer uitgebreid voorbereiden en een generale repetitie doen, voordat ze voor betalend publiek het podium op gaan. Uit het boek blijkt dat het niet zomaar een slogan is maar een feitelijk, uitgewerkte en toegepaste strategie, die leidend is op elk niveau van de organisatie.

De manier waarop het leiderschap ontwikkeld wordt is ook anders dan in de meeste organisaties. In traditionele organisatie worden leiders geselecteerd op wat ze al kunnen. Hun opleiding bestaat vervolgens vooral uit cursussen, lezingen en congressen. In hun dagelijks werk krijgen ze vervolgens vrijwel geen begeleiding en iedereen ontwikkelt zijn eigen manier van managen en leidinggeven. Dit lijkt prima want het gaat tenslotte om de resultaten. Bij de meest organisaties is hoe je daar komt minder belangrijk.

Zo niet bij Toyota. Bij Toyota groeien mensen, op basis van hun potentie als leider, door naar het volgende niveau in hun ontwikkeling. Ze krijgen hun positie op basis van wat ze nog te leren hebben. Het leiderschapsontwikkelingsproces is direct gekoppeld aan het verbeterproces. Toyota ontwikkelt leiderschap door mensen steeds grotere, complexere problemen te laten oplossen, onder begeleiding van een coach. Deze coach bewaakt vooral hoe mensen problemen aanpakken, aan de hand van de waarden van het bedrijf:

• Daag uit
• Ga zelf op zoek naar de feiten over hoe het nu gaat, voor meer begrip
• Verbeter continu
• Werk samen
• Toon respect voor de mensen, die het werk doen

Leiderschapsontwikkelingsproces

Lang heeft de lean gemeenschap, en ook ik, gedacht dat er een stappenplan bestaat voor een lean transformatie, waarbij je de verschillende tools in een bepaalde volgorde invoert. Uit dit boek leer je dat er niet zo'n op methodieken gebaseerd stappenplan is, maar dat er een leiderschapsontwikkelingsproces moet worden gevolgd. Afhankelijk van de fase van het proces en het probleem dat wordt opgelost, worden de methoden en technieken ingezet. Liker en Convis leggen uit dat dit leiderschapsontwikkelingsproces vier fasen kent, die steeds opnieuw worden doorlopen, door elke leider op elk niveau. De verbetercyclus voor de leider zou je kunnen zeggen. De vier fasen die zij onderscheiden zijn:

1. Commitment om jezelf te ontwikkelen,
2. Leren om anderen te ontwikkelen,
3. Het ondersteunen van continu verbeteren
4. Het creëren van een gezamenlijke visie, doelen en plannen en die koppelen aan verbeteracties.

Tjdens elk van de cycli wordt de leider (in de dop) beoordeeld en van feedback voorzien op basis van de resultaten, het proces dat gevolgd wordt, het leven van volgens de waarden, zijn ontwikkeling en de ontwikkeling van de mensen, die hij/ zij leidt.

Toyota concurreert door sneller te leren en te verbeteren dan anderen. Dit doen ze door het leiderschap te ontwikkelen aan de hand van echte dagelijkse problemen. Hierdoor neemt het vermogen van de organisatie, om steeds beter te worden en de resultaten vast te houden, toe. Zolang je iedereen blijft ontwikkelen en continu verbetert voor je klanten, dan kan 'niemand' je inhalen, zoals Toyota bewijst.

Leiderschapsontwikkeling, gedrag en mindset

Door deze inzichten heb ik de woorden die ik gebruik om een lean transformatie te beschrijven veranderd. Waar ik eerst sprak over lean als een verbeteraanpak met methoden en technieken, praat ik nu vooral over leiderschapsontwikkeling, gedrag en mindset. Mijn rol is hierdoor ook veranderd en helderder geworden: het ontwikkelen van het leiderschap van mensen door ze te leren zichzelf en anderen te ontwikkelen en (steeds grotere) problemen op te lossen, waardoor een cultuur van continu verbeteren ontstaat.

De vijf waarden van Toyota ben ik daarom als leidraad gaan hanteren in mijn coaching. Hiermee hoop ik te bereiken dat er allereerst op een duurzame, effectieve en respectvolle manier gewerkt wordt aan verbeteringen en ten tweede wil ik zo het leiderschap van mensen beïnvloeden door het voorbeeld te geven.

Mocht je naar aanleiding van dit blog van plan zijn het boek zelf te gaan lezen, dan volgen hier twee waarschuwingen:

1. Het boek is zeker niet voor beginners. Het vraagt kennis van lean, eigen ervaringen met de toepassing en veel voorstellingsvermogen, omdat de voorbeelden uit de automobielindustrie komen en niet iedereen daar ervaring mee heeft. Ga als 'beginner' eerst op zoek naar basisinformatie. Ik help je graag op weg, op basis van jouw specifieke situatie.
2. Het boek is er alleen in het Engels. Jeffrey Liker heeft een vervolg geschreven samen met George Trachillis van het Lean Leadership Instituut, waar ik partner ben: 'Developing lean leaders at all levels. A practical guide'. Dit boek vertelt in concrete stappen en voorbeelden hoe je de lessen uit 'The Toyota way to lean leadership', aan de hand van de vier fasen, toepast. Dit boek is naar het Nederlands vertaald onder de titel 'Lean leiders ontwikkelen op alle niveaus.

Arnout Orelio